Fennoa-integraatio
Jos käytät Fennoaa taloushallintoon, voit siirtää BrewOSissa laaditut myyntilaskut Fennoaan. BrewOS vie laskun Fennoaan laskuluonnoksena: laskunumero, tosite ja lähetys asiakkaalle syntyvät vasta, kun lasku hyväksytään Fennoassa. Myös hyvitykset ja maksujen kirjaus tehdään Fennoassa, eikä BrewOSissa ole tällöin Hyväksy- eikä Hyvitä-painiketta. BrewOS hakee laskujen maksutiedot Fennoasta automaattisesti, katso Suoritukset. Katso vertailu Laskutus-ohjeesta.
Huomaa, että Fennoa veloittaa API-käyttäjästä kuukausimaksun oman hinnastonsa mukaisesti.
Käyttöönotto
- Pyydä Fennoa-tilisi pääkäyttäjää – useimmiten tilitoimistoa – luomaan API-käyttäjä kohdasta Käyttäjät → Luo uusi API-käyttäjä. Fennoa suosittelee luomaan käyttäjän kuukauden alussa.
- API-käyttäjä tarvitsee vähintään Myynti-oikeudet. Jos haluat, että BrewOS päivittää myös Fennoassa jo olevien asiakkaiden verkkolaskuosoitteet, käyttäjä tarvitsee lisäksi asiakastietojen muokkausoikeuden; muuten muuttuneet osoitteet on korjattava Fennoaan käsin.
- Avaa BrewOSissa Asetukset > Laskutus ja valitse sivun alalaidasta Fennoa-asetukset (vaatii omistajan roolin).
- Kopioi API-käyttäjän tunnus ja avain kenttiin API-käyttäjä ja API-avain.
- Paina Tallenna muutokset ja ota Fennoa käyttöön. Tallennus ottaa Fennoan heti tilin laskutusjärjestelmäksi ja korvaa mahdollisen aiemman järjestelmän.
Asiakasnumerot. BrewOS perustaa asiakkaat Fennoaan asiakasnumerolla muotoa BOS123, jossa numero on asiakkaan BrewOS-tunnus. Jos samat asiakkaat ovat jo Fennoassa tilitoimiston omilla numeroilla, sovi asiasta ennen käyttöönottoa – muuten Fennoaan syntyy niistä toiset asiakaskortit.
Laskunumerointi
Kun tunnukset on tallennettu, Fennoa-asetusten sivulla näkyy Laskunumerointi-osio: Suurin BrewOS:ssa käytetty laskunumero ja Suurin Fennoassa käytetty laskunumero. Fennoan numerosarja ei tiedä BrewOSissa jo käytetyistä numeroista.
Jos sivulla lukee Numerosarjat menevät päällekkäin, Fennoan antama numero voi osua BrewOSissa jo käytettyyn numeroon. Lasku siirtyy silloin Fennoaan normaalisti, mutta sitä ei voi hyväksyä BrewOSissa. Pyydä tilitoimistoa siirtämään Fennoan laskunumerosarja alkamaan sivulla ehdotetusta numerosta tai suuremmasta.
Laskun siirtäminen Fennoaan
- Luo lasku BrewOSissa ja viimeistele vedos, katso Laskutus.
- Paina laskun sivulla Siirrä Fennoaan.
- BrewOS siirtää laskun heti. Onnistuneesta siirrosta näytetään ilmoitus Lasku siirretty Fennoaan luonnokseksi, ja laskun tila on Toimitettu taloushallintaan. Laskua ei voi enää muokata BrewOSissa.
- Tarkista ja hyväksy lasku Fennoassa.
- Kun Fennoa on antanut laskulle numeron, BrewOS hakee sen, hyväksyy laskun omalla puolellaan ja merkitsee sen tilaan Toimitettu asiakkaalle. BrewOS tarkistaa tilanteen muutaman minuutin välein.
Siirrossa BrewOS välittää asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen Fennoan asiakaskortille ja asettaa laskun toimitustavaksi verkkolaskun. Jos asiakkaalta puuttuu BrewOSissa osoite tai operaattori, asiakas jää Fennoan oletustoimitustavalle (paperilasku).
Fennoa hyväksyy laskulle vain yhden verottomuuden perusteen. Laskua, jolla on sekä EU-yhteisömyyntiä että vientiä EU:n ulkopuolelle, ei voi siirtää.
Virhetilanteet
- Jos siirto epäonnistuu, laskun sivulle tulee ilmoitus Virhe Fennoa-lähetyksessä: ja virheen syy. Lasku jää BrewOSiin muokattavaksi vedokseksi; korjaa virhe ja paina Siirrä Fennoaan uudelleen.
- Jos Fennoa ilmoittaa laskun toimituksen asiakkaalle epäonnistuneen, laskun tilaksi tulee Virhe: Laskun siirto taloushallintaan epäonnistui. ja laskun alla näkyy Fennoan virheilmoitus. Korjaa tilanne Fennoassa.
- Painike Palauta lähetysjonosta palauttaa Fennoaan siirretyn laskun muokattavaksi vedokseksi. BrewOS tarkistaa ensin Fennoasta, onko lasku vielä siellä: jos on, BrewOS kieltäytyy, jotta Fennoaan ei syntyisi laskusta toista kappaletta. Jos haluat korjata tai perua jo siirretyn laskun, poista laskuluonnos ensin Fennoasta ja paina sitten Palauta lähetysjonosta.
- Fennoaan siirrettyä laskua ei voi perua BrewOSissa, joten Peru-painike ei enää näy: peruminen BrewOSissa ei poistaisi laskua Fennoasta.