Suoritukset

Suoritukset ovat BrewOSiin kirjattuja asiakkaiden maksuja laskuja vastaan. Kirjaamalla suoritukset BrewOS pystyy näyttämään myyntisaatavien todellisen tilanteen.

Suoritusten kirjaaminen käsin on käytettävissä vain, kun tilin laskutusjärjestelmänä on Maventa. ProCountoria, Netvisoria ja Fennoaa käytettäessä BrewOS hakee suoritukset taloushallinnon ohjelmistosta automaattisesti; katso kohta Taloushallinnosta haetut suoritukset alempana. Netbaronia käytettäessä, tai jos laskutusjärjestelmää ei ole valittu, Kirjaa suoritus -painikkeet sekä Suoritukset- ja Myyntisaatavat-välilehdet eivät näy, ja maksujen seuranta tehdään taloushallinnon ohjelmistossa. Katso Laskutus.

Ennen kuin aloitat

Suoritukselle valitaan aina maksutapa, joten tilillä on oltava vähintään yksi maksutapa. Lisää maksutavat kohdassa Asetukset > Maksutavat (vaatii omistajan roolin). Tyyppivaihtoehdot ovat Yrityksen oma pankkitili, Yrityksen käteiskassa ja Laskufaktorointipalvelu.

Suorituksen kirjaaminen yksittäiselle laskulle

1. Avaa hyväksytty lasku, jolla on avointa summaa.
2. Paina Kirjaa suoritus. Painike näkyy laskun yläpalkissa avoimen summan vieressä.
3. Tarkista lomakkeen tiedot:
   • Kirjauspäivä – oletuksena kuluva päivä; laskun eräpäivä näkyy kentän alla,
   • Summa – oletuksena laskun avoin summa; laskun loppusumma ja avoin summa näkyvät kentän alla,
   • Maksutapa.
4. Paina Kirjaa.

Maksu kohdistuu laskulle, jos summa on enintään laskun avoimen summan suuruinen. Pienempi summa kirjataan osasuoritukseksi, ja laskulle jää avointa loppusummalle.

Huomaa: jos kirjaat laskulle suuremman summan kuin sen avoin summa, maksua ei kohdisteta laskulle lainkaan. Lasku jää avoimeksi, ja maksu näkyy kohdistamattomana vain Laskutus-osion Suoritukset-välilehdellä. Kirjaa ylimaksu siis erikseen, äläkä samaan suoritukseen laskun kanssa.

Koontisuoritus usealle laskulle

Koontisuoritus voi kattaa useita laskuja ja myös eri asiakkaiden laskuja. Se sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa rahoitusyhtiö on ostanut useita laskujasi ja tilittää ne kerralla, tai jossa asiakas maksaa usean laskun yhdellä maksulla.

1. Avaa laskutus > Suoritukset ja paina Kirjaa suoritus.
2. Valitse listalta Kohdistettavat laskut klikkaamalla niitä. Listalla näkyvät kaikki laskut, joilla on avointa summaa. Klikkaus uudelleen poistaa valinnan.
3. BrewOS täyttää Summa-kenttään valittujen laskujen yhteissumman ja Kirjauspäivä-kenttään viimeksi valitun laskun eräpäivän. Korjaa päivämäärä tarvittaessa.
4. Valitse Maksutapa ja paina Kirjaa.

Koontisuorituksessa jokaiselle valitulle laskulle kohdistetaan laskun avoin summa. Jos laskulle on jo kirjattu osasuoritus, kohdistetaan vain sen jälkeen avoimena oleva osa.

Rahoituskulut. Jos tilitetty summa on pienempi kuin laskujen yhteissumma (esimerkiksi rahoitusyhtiö on vähentänyt kulunsa), erotus kirjataan suorituksen kustannuksiksi, ja laskut katsotaan silti kokonaan maksetuiksi. Valitse ensin laskut ja muuta sitten Summa-kenttään todellisuudessa saatu summa; erotus näkyy lomakkeella rivillä Kirjausero (vähennetty rahoituskulu). Laskun valitseminen tai valinnan poistaminen palauttaa Summa-kenttään valittujen laskujen yhteissumman.

Summaa voi korjata myös jälkikäteen: avaa kirjattu suoritus Suoritukset-välilehdeltä ja muuta Suoritus (€) -kenttää. Erotus siirtyy Kustannukset-kenttään.

Kirjattujen suoritusten tarkastelu ja muokkaus

Kaikki kirjatut suoritukset näkyvät laskutus > Suoritukset -välilehdellä: Päiväys, Asiakas (tai "useita laskuja", jos suoritus koskee usean asiakkaan laskuja), Maksutapa, Maksettu ja Laskut. Listan voi järjestää sarakeotsikoista.

Suorituksen klikkaaminen avaa sen tiedot:

• Päivämäärä, Maksutapa ja Suoritus (€) ovat muokattavissa. Suorituksen summa voi olla enintään laskuille kohdistettu summa.
• Kustannukset – kohdistetun summan ja suorituksen erotus. Jos pienennät suorituksen summaa, erotus siirtyy kustannuksiin, ja laskujen kohdistukset säilyvät ennallaan.
• Kohdistettavaa – suoritus ja kustannukset yhteensä.
• Kohdistetut laskut – laskut, joihin suoritus on kohdistettu, ja kullekin kohdistettu summa.

Tallenna muutokset painikkeella Tallenna muutokset.

Suorituksen kohdistuksia laskuille ei voi muuttaa jälkikäteen, eikä kirjattua suoritusta voi poistaa. Tarkista siksi valitut laskut ennen kirjaamista.

Asiakaskohtaiset suoritukset näet myös asiakkaan sivun Suoritukset-välilehdeltä, katso Asiakkaan laskutus. Asiakkaiden avoimet saldot näet laskutus > Myyntisaatavat -välilehdeltä, katso Laskutus.

Taloushallinnosta haetut suoritukset

Kun laskutusjärjestelmänä on ProCountor, Netvisor tai Fennoa, BrewOS hakee sinne lähetettyjen laskujen maksutiedot automaattisesti:

• Laskun saamat maksut kirjataan BrewOSiin suorituksina, jotka kohdistetaan laskulle. Suoritus kirjataan maksutavalle, jonka tyyppi on Yrityksen oma pankkitili; jos tilillä ei ole sellaista, BrewOS luo maksutavan nimeltä Pankkitili.
• Avoimet laskut tarkistetaan muutaman tunnin välein, yli 90 päivää sitten erääntyneet kerran viikossa. Tarkistus loppuu, kun lasku on taloushallinnossa maksettu, mitätöity tai kirjattu luottotappioksi.
• Hyvityslaskulla kuitattu tai käsin maksetuksi merkitty lasku näkyy maksettuna, vaikka siitä ei synny suoritusta.
• Maksutiedot haetaan kaikista taloushallintoon lähetetyistä laskuista niiden iästä riippumatta. Laskut, joiden tietoja ei ole vielä ehditty hakea, näkyvät tilassa Ei vielä haettu, eivätkä ne ole mukana Myyntisaatavat-välilehden saldoissa.
• Jos taloushallinto estää maksutietojen haun – esimerkiksi Netvisorissa ei ole sallittu BrewOSille resurssia salespaymentlist.nv, tai tunnukset eivät enää kelpaa – BrewOSin etusivulla ja asiakkaan laskulistassa näkyy ilmoitus ja ohje korjaamiseen. Ilmoitus poistuu, kun haku onnistuu seuraavan kerran.
• Jos taloushallinto antaa laskujen tilan mutta estää maksutietojen haun (esimerkiksi ProCountor-käyttäjältä puuttuu oikeus maksutapahtumiin tai Netvisorissa ei ole sallittu resurssia salespaymentlist.nv), BrewOS hakee silti laskujen tilan: taloushallinnossa maksettu lasku näkyy maksettuna, mutta suorituksia ei kirjata, ja osittain maksettu lasku näkyy avoimena. Etusivulla näkyy ohje oikeuksien korjaamiseen. Kun oikeudet on korjattu, myös jo maksettujen laskujen suoritukset haetaan viikon kuluessa.
• Jos olet vaihtanut laskutusjärjestelmää, aiemman järjestelmän kautta lähetettyjen laskujen maksutiedot haetaan edelleen sieltä niin kauan kuin se hyväksyy BrewOSin tunnukset. Kun vanha järjestelmä ei enää hyväksy niitä (esimerkiksi tilaus on päättynyt), sen laskujen hakeminen lopetetaan ilman ilmoitusta: laskut näkyvät tilassa Ei seurannassa, eivätkä ne ole mukana Myyntisaatavat-välilehden saldoissa.
• Suorituksia ei kirjata käsin: Kirjaa suoritus -painiketta ei näytetä, jotta samaa maksua ei kirjata kahteen kertaan.

Haetut suoritukset näkyvät Laskutus-osion Suoritukset-välilehdellä ja asiakkaan Suoritukset-välilehdellä, ja asiakkaiden avoimet saldot Laskutus-osion Myyntisaatavat-välilehdellä. Asiakkaan laskulistassa näkyvät sarakkeet Suoritukset ja Avoimena. Laskun yläpalkissa näkyvät laskun maksutila, avoin summa ja suoritukset.