Inventaari
Inventaarilla tarkoitetaan järjestelmään kirjattujen varastosaldojen tarkistamista todellista varastoa vastaan ja tarvittaessa saldojen korjaamista. Inventaario tehdään varastokohtaisesti, ks. Varastot.
Inventaariotiedostot
Inventaarion pohjaksi voit ladata kaikkien varastojen saldot Excel-tiedostoina. Avaa päävalikosta varastot ja valitse sivun alalaidasta:
- Ainesosainventaario: jokainen hankintaerä, jolla on saldoa: ainesosa, ainesosaryhmä, hankintapäivä ja -määrä, ostohinta, yksikkökustannus, varasto, jäljellä oleva määrä ja jäännösarvo.
- Valmisteinventaario: jokainen valmiste-erä, jolla on saldoa: tuote, pakkaus, erän kuvaus ja päivämäärä, hankintamäärä ja -kustannus, varasto, jäljellä oleva määrä, jäännösarvo ja parasta ennen -päiväys.
Tiedostot kuvaavat tilannetta lataushetkellä.
Poistot tapahtumahetkellä
Kun varastosta poistuu tuotteita muuten kuin toimituksen kautta, esimerkiksi pullo rikkoutuu, erä pilaantuu tai tuotteita otetaan edustuskäyttöön, kirjaa poisto heti varaston Poistot-välilehdellä valitsemalla sille oikea peruste (esim. 9H1 tuhoutuminen, 10H1 hävittäminen tai 8§8mom otto omaan käyttöön). Kirjoita poistolle selvitys, joka tallentuu kirjaukseen ja on esitettävissä viranomaiselle mahdollisessa tarkastuksessa. Ohjeet ja koodien selitykset: Varastot – Poistot.
Verottomilla perusteilla kirjatut poistot ovat selvitettyjä eroja: ne ilmoitetaan valmisteveroilmoituksessa verottomina. Edellytyksenä on, että poistosta on luotettava selvitys.
HUOM! Jos tuotteet on jo luovutettu asiakkaalle toimituksella, kyse ei ole varastopoistosta vaan asiakaspalautuksesta.
Inventaariokorjaus (valmisteet)
Jos varastosaldo ei täsmää todellisuuteen, korjaa se inventaariokorjauksella:
- Avaa varaston valmistenäkymän Koti-välilehti ja valitse tuotteen riviltä korjaa saldo.
- Sivulla Tee inventaariokorjaus näet tuotteen kaikki erät tässä varastossa: Alkusaldo (erän alkuperäinen määrä) ja Jäljellä (kirjanpidon mukainen saldo).
- Laske tuotteet ja kirjoita todellinen määrä kunkin erän Varastossa-sarakkeeseen. Ero-sarake näyttää erotuksen eräkohtaisesti ja rivillä Kaikki erät yhteensä koko tuotteen osalta.
- Tarkista päivämäärä. Se on inventaarion päivä, jolle mahdollinen vajaus kirjataan.
- Paina Kirjaa inventaario.
Mitä tapahtuu:
- Vajaus (yhteensä vähemmän kuin kirjanpidossa): vajaus kirjataan automaattisesti Poistot-välilehdelle verollisena poistona 8§7mom Selvittämätön kulutus, ja se sisältyy valmisteveroilmoitukseen.
- Ero vain erien välillä (kokonaismäärä täsmää): saldot korjataan erille, mutta selvittämätöntä kulutusta ei synny.
- Ylijäämä (yhteensä enemmän kuin kirjanpidossa): erien saldot korjataan annettuihin määriin, mutta ylijäämästä ei tehdä verokirjausta.
- Ei muutoksia: jos tallennat kirjauksen muuttamatta lukuja, saldot vahvistetaan kirjanpitoon tarkastetuiksi.
Korjaus näkyy erien varastokirjanpidossa selitteellä "Inventaario" ja tapahtumalokissa.
Jos inventaariossa havaittu vajaus johtuikin alkuperäisestä kirjausvirheestä (esim. tuotteita kirjattiin varastoon liikaa), voit muuttaa syntyneen 8§7mom-poiston kirjausvirheen korjaukseksi (KVK) enintään kahden kuukauden kuluessa. Katso Varastot – Poistot.
HUOM! Pyri välttämään inventaariokorjauksia, sillä selvittämätön vajaus käsitellään verollisena kulutuksena: siitä maksetaan valmistevero ikään kuin tuotteet olisi luovutettu kulutukseen. Kirjaa hävikit ja muut poistumat heti niiden tapahtuessa oikealla perusteella, jotta ne eivät jää inventaariossa selvittämättömiksi eroiksi.
kts. Verottajan ohje inventaarioeroista valmisteverojen suhteen
Ainesosien inventaario
Ainesosien saldo korjataan varaston ainesosanäkymän Koti-välilehdellä:
- Valitse ainesosan riviltä korjaa saldo.
- Anna Tarkistettu saldo ainesosan yksikössä.
- Paina päivitä annetut saldot.
Jos saldo pienenee, erotus vähennetään vanhimmista hankintaeristä hävikkinä. Jos saldo kasvaa, lisäyksestä syntyy uusi hankintaerä, joka hinnoitellaan ainesosan keskihinnalla (jos se on tiedossa) ja merkitään arviohinnaksi. Ainesosien korjauksilla ei ole valmisteverovaikutusta.
Inventaario tekoälyavustajalla
Saldoja voi tarkistaa ja inventaarion voi kirjata myös tekoälyavustajan kautta, jos olet yhdistänyt sen BrewOS-tiliisi.