Varastot

BrewOS:n varastokirjanpito kattaa kaksi asiaa:

• ainesosavarastot, eli raaka-aineiden hankinnat ja niiden kulutus tuotantoon, sekä
• valmistevarastot, eli pakattujen tuotteiden saldot, siirrot, poistot ja luovutukset.

Valmistevarastoa käytetään sisäisen raportoinnin lisäksi viranomaisraportointiin: astiointi-ilmoitus, Valviran toimitusilmoitus ja valmisteveroilmoitus muodostetaan varastokirjausten ja toimitusten perusteella (ks. Valvira-raportit ja valmistevero).

Varastoja pääset hallitsemaan päävalikon kohdasta varastot.

Varastokirjanpidon periaatteet

• Jokainen varasto käsitellään erikseen. Saman tuotteen saldo pidetään jokaisessa varastossa erikseen.
• Saldot pidetään erän tarkkuudella: jokainen tuotantoerän pakkaus, käsin tehty kirjaus tai siirto luo varastoon oman eränsä, jonka saldoa seurataan erikseen.
• Jokainen muutos tallennetaan omana rivinään, eikä vanhoja rivejä muuteta. Virheet korjataan uusilla, vastakkaisilla kirjauksilla. Näin kaikki saldomuutokset voidaan jäljittää myöhemmin.

Kun tuotteita poimitaan toimitukseen, käyttäjä valitsee, mistä eristä tuotteet otetaan.

Varaston luominen

1. Avaa varastot ja paina Luo uusi varasto.
2. Anna varastolle nimi, jolla se tunnistetaan, ja paina Luo varasto.

Uusi varasto näkyy varastolistassa. Listassa näet kunkin varaston ainesosien arvon hankintahinnoin sekä valmisteiden arvon hankinta- ja myyntihinnoin. Klikkaamalla arvoa pääset varaston ainesosa- tai valmistenäkymään.

Varaston asetukset

Varaston asetukset löytyvät varastolistan asetukset-linkistä tai valmistenäkymän Asetukset-välilehdeltä. Muutokset tallennetaan painikkeella Tallenna muutokset, ja jokaisesta muutetusta tiedosta jää merkintä tapahtumalokiin.

• Varaston nimi: sisäinen nimi. Se ei vaikuta toimintoihin, mutta näkyy BrewOS:n tuottamissa asiakirjoissa, kuten siirtolähetteissä.
• Valvira: Valviran varastolle myöntämä varastotunnus, tyypillisesti 9-numeroinen luku.
• Verottaja: Verohallinnon varastonumero muodossa FIxxxxxxxxYYY, jossa x on yrityksen y-tunnus ja YYY Verohallinnon antama varaston yksilöivä osa.
• Varaston tila: Aktiivinen tai Passivinen. Aktiiviset varastot näkyvät tuotekatalogissa ja tuotteiden varastotiedoissa. Passiiviset varastot eivät näy tuotekatalogissa, mutta niihin voi edelleen kirjata ja varastoida tuotteita.

Valvira- ja Verohallinnon tunnukset tulostuvat mm. siirtolähetteisiin ja poistokirjauksiin, joten täytä ne kaikille verottomille varastoillesi.

Valmisteet

Varaston valmistenäkymässä on välilehdet Koti, Kirjaukset, Muutokset, Siirrot, Poistot, Vientimyynti ja Asetukset.

Koti – saldot

Koti-välilehti näyttää varaston tuotteet ja niiden saldot (Varastossa) sekä arvon hankinta- ja myyntihinnoin. Punainen merkintä kertoo, että tuotteen vanhimman erän parasta ennen -päiväys on alle 30 päivän päässä. Klikkaamalla saldoa näet, mistä eristä saldo koostuu. Erän rivistä pääset erän tietoihin.

Kunkin tuotteen rivillä on linkit:

• korjaa saldo: inventaarion kirjaus, ks. Inventaari.
• astioi uudelleen: saldon muuttaminen toiseen pakkausmuotoon, ks. alla.

Historiallinen saldo: Valitse päivämäärä kohtaan Näytä saldot päivämääränä:, niin näet varaston saldot kyseiseltä ajanhetkeltä. Painike ajantasainen palauttaa nykyiset saldot. Huomaa, että historiallinen saldo lasketaan kirjausten tallennushetken mukaan, ja se näyttää tilanteen valitun päivän lopussa, eli myös valitun päivän kirjaukset ovat mukana. Historiallisessa näkymässä saldoja ei voi korjata.

Kirjaukset – tuotteiden kirjaaminen käsin

Tuotantoerien pakkaukset kirjautuvat varastoon automaattisesti tuotantoerän astioinnista. Kirjaukset-välilehdellä voit lisäksi kirjata varastoon tuotteita käsin, esimerkiksi aloitussaldot tai muualta hankitut tuotteet.

1. Avaa varaston Kirjaukset-välilehti.
2. Valitse päiväys ja tuote, ja anna Määrä kappaleina (vähintään 1).
3. Anna halutessasi Kustannus (arvonlisäveroton hankintakustannus koko erälle) ja Selite (esim. mistä tuotteet ovat peräisin).
4. Valitse Sisällytä tämä erä astiointi-ilmoitukseen, jos erä on sellainen, joka kuuluu ilmoittaa Valviran astiointi-ilmoituksessa (esim. itse valmistettu ja pakattu erä). Jätä valinta pois, jos tuotteet on jo ilmoitettu muualla, esimerkiksi toisesta varastosta tulleet tai jo verotetut tuotteet.
5. Paina Kirjaa.

Kirjauksesta syntyy uusi erä. Jos tuotteen tiedoissa on määritelty parasta ennen -aika kuukausina, erän parasta ennen -päiväys lasketaan automaattisesti kirjauksen päiväyksestä. Käsin tehty kirjaus ei luo verotilitapahtumaa, mutta se näkyy tapahtumalokissa.

Välilehdellä näkyvät viimeisimmät kirjaukset. Painikkeella Näytä kaikki kirjaukset voit hakea kaikista kirjauksista ja rajata näkymän eriin, joilla on vielä saldoa.

Erän tiedot

Klikkaamalla erää pääset erän tietoihin. Voit muokata:

• Päivämäärä: päivä, jolle erä kohdistetaan astiointi-ilmoituksessa. (Kirjattu kertoo, milloin erä on tallennettu järjestelmään.)
• Parasta ennen
• Hankintakustannus (arvonlisäveroton)
• Selite
• Sisällytä tämä erä astiointi-ilmoitukseen

Tallenna muutokset painikkeella Tallenna muutokset. Tiedostot-kohdassa voit liittää erään tiedostoja, esimerkiksi rahtikirjan tai laboratoriotodistuksen. Varastokirjanpito-taulukko näyttää kaikki erän saldomuutokset.

Muutokset

Muutokset-välilehti listaa kaikki varaston saldomuutokset aikaleimoineen. Voit rajata listaa hakusanalla sekä tyypin mukaan (Vain kirjaukset, Vain siirrot, Vain poistot, Vain toimitukset).

Uudelleenastiointi ja monipakkaukset

astioi uudelleen siirtää tuotteen saldon saman oluen toiseen pakkausmuotoon, esimerkiksi tynnyreistä pulloihin tai yksittäisistä tölkeistä monipakkauksiksi. Toimintoa varten tuotteelle on ensin luotava vähintään yksi toinen pakkausmuoto tuotteisiin.

1. Valitse Koti-välilehdellä tuotteen riviltä astioi uudelleen.
2. Anna kunkin kohdepakkauksen riville, montako lähdetuotetta astioidaan siihen. Sivu näyttää syntyvien pakkausten määrän sekä Hävikki-sarakkeessa sen määrän, joka jää yli, jos tilavuudet eivät mene tasan.
3. Paina Vahvista.

Lähdetuotteen saldo vähenee vanhimmista eristä alkaen, ja kohdepakkaukselle syntyy uusi erä. Jos syntyvien pakkausten todellinen määrä jää laskelmaa pienemmäksi, kirjaa ylimääräinen hävikki uuden pakkausmuodon saldolle erillisellä poistolla.

Monipakkauksen kokoaminen yksittäisistä tuotteista (ja purkaminen takaisin) tehdään samalla toiminnolla. Silloin erän hankintakustannus, aikaisin parasta ennen -päiväys ja tuotantoerä siirtyvät uudelle erälle. Tavallisessa uudelleenastioinnissa uusi erä syntyy ilman kustannusta ja parasta ennen -päiväystä, joten täydennä ne tarvittaessa erän tietoihin.

Uudelleenastioinnilla ei ole valmisteverovaikutusta, eikä siitä synny verotilitapahtumaa.

Siirrot varastojen välillä

Jos käytössäsi on useampi väliaikaisen verottomuuden varasto, voit siirtää tuotteita varastosta toiseen. Siirrosta tallentuu siirtolähete mahdollista viranomaistarkastusta varten.

Siirto kirjataan aina vastaanottavan varaston kautta:

1. Avaa sen varaston valmistenäkymä, johon tuotteet siirretään, ja valitse välilehti Siirrot.
2. Paina Tee uusi siirtokirjaus.
3. Sivu Tee siirto tähän varastoon näyttää muiden varastojen tuotteet erittäin. Anna Siirretään-sarakkeeseen siirrettävät kappalemäärät (klikkaamalla saldoa kenttään tulee koko erän saldo). Yksi siirtokirjaus voi sisältää tuotteita vain yhdestä lähdevarastosta.
4. Paina Vahvista siirto.

Tuotteet vähennetään valituista eristä lähdevarastossa, ja vastaanottavaan varastoon syntyy kustakin tuotteesta uusi erä, jolle siirtyy erien hankintakustannus. Siirrettyjä eriä ei sisällytetä astiointi-ilmoitukseen, koska ne on jo ilmoitettu alkuperäisessä varastossa. Siirto omien varastojesi välillä ei luo verotilitapahtumaa.

Vahvistamisen jälkeen avautuu tulostettava Siirtolähete, jossa on yrityksen tiedot, päiväys, tapahtumanumero, lähde- ja kohdevaraston Verohallinnon ja Valviran varastotunnukset sekä siirretyt tuotteet litroina ja kappaleina. Aiemmat siirrot näet Siirrot-välilehdeltä kohdasta Siirrot tähän varastoon.

Ainesosien siirtoon varastojen välillä ei ole valmista käyttöliittymää. Ainesosia voi siirtää tekoälyavustajan kautta.

Poistot

Poistot-välilehdellä kirjataan varastosta poistuvat tuotteet, jotka eivät liity asiakastoimituksiin, kuten rikkoutuneet, hävitetyt tai omaan käyttöön otetut tuotteet. Poistot sisällytetään valmisteveroilmoituksen tietoihin.

1. Paina Tee uusi poistokirjaus.
2. Valitse poiston peruste välilehdeltä Veroton poisto tai Verollinen poisto (ks. koodit alla).
3. Anna Poistetaan-sarakkeeseen poistettavat kappalemäärät erittäin.
4. Kirjoita Selvitys poistosta ja valitse Poiston päivämäärä. Päivämäärä ratkaisee, mille ilmoituskaudelle poisto kuuluu.
5. Paina Tee poistokirjaus.

Saldo vähenee valituista eristä, ja poistosta syntyy tulostettava poistokirjaus. Poistoista ei synny verotilitapahtumaa, vaan valmisteveroilmoitus lukee ne suoraan poistokirjauksista.

Verottomat perusteet:

• 9H1 Tuotteiden tuhoutuminen väliaikaisen verottomuuden järjestelmässä: tuotteet ovat tuhoutuneet tai menetetty lopullisesti tuotteiden luonteen (esim. vanhentuminen tai haihtuminen), ylivoimaisen esteen tai ennalta arvaamattoman tapahtuman (esim. tulipalo, rikkoutuminen) vuoksi. Jos tuotteet on ilmoitettu koodilla 9H1, niitä ei ilmoiteta uudelleen koodilla 10H1.
• 10H1 Tuotteiden hävittäminen: tuotteiden hävittäminen viranomaisen luvalla, viranomaisen valvonnassa tai sen hyväksymällä tavalla.
• 811 Käyttö alkoholin, alkoholijuomien tai etikan valmistukseen: valtuutetun varastonpitäjän itse valmistukseen käyttämät tuotteet. Koodia voi käyttää myös valmistuksen kannalta välttämättömään käyttöön, kuten laadunvalvontaan tai tuotekehitykseen.
• KVK Kirjausvirheen korjaus: tuotteet on alun perin kirjattu varastoon virheellisesti. Määrää ei ilmoiteta valmisteveroilmoituksessa.

Verolliset perusteet (luovutus kulutukseen):

• 8§7mom Selvittämätön kulutus: verottomassa varastossa todettu selvittämätön vajaus. Myös inventaariossa havaittu vajaus kirjataan tällä koodilla.
• 8§8mom Otto omaan käyttöön: esimerkiksi edustuskäyttö. Edustuskäytön on noudatettava alkoholimainontasäännöksiä, eikä se saa olla vähittäismyynnin luonteista.

Jos 8§7mom-kirjaus johtui todellisuudessa alkuperäisestä kirjausvirheestä, voit muuttaa sen kirjausvirheen korjaukseksi enintään kaksi kuukautta poiston päivämäärästä: avaa poistokirjaus ja paina Muuta kirjausvirheeksi (KVK). Päivitä samalla selvitys ja tallenna painikkeella Tallenna kirjausvirheen korjaus. Muutoksen jälkeen määrää ei enää ilmoiteta valmisteveroilmoituksessa.

Vientimyynti

Vientimyynti-välilehdellä voit kirjata myynnin ulkomaille suoraan varastosta ilman tavallista toimitusta. Tämä on kevyt vaihtoehto yksittäisille vientierille. Jos myyt samalle ulkomaiselle asiakkaalle säännöllisesti, laskutat BrewOS:ssa tai tarvitset toimitusasiakirjoja, käytä vientiasiakasta ja tavallista toimitusta.

1. Paina Tee uusi vientimyynti.
2. Anna Päiväys ja halutessasi Laskun numero.
3. Valitse Kohdemaa. Valikko näyttää kyseisen maan aiemmat vientimyynnin asiakkaat. Valitse asiakas tai Luo uusi asiakas.
4. Täytä Asiakkaan tunnus (ALV-tunnus tai yritystunnus), Asiakkaan nimi ja Toimitusosoite.
5. Anna Toimitetaan-sarakkeeseen määrät erittäin ja paina Luo vientimyynti.

Kirjaus vähentää saldon valituista eristä ja luo jokaisesta erästä verotilitapahtuman Valviran erityismyynnin tunnuskoodilla 03 (vientiin) ja valitulla vientimaalla. Vientimyynti kuluttaa käyttöoikeuslitroja samoin kuin toimitus. Jos litrat eivät riitä, kirjausta ei tehdä.

Vientimyynnin asiakkaat tallentuvat omaan kevyeen rekisteriinsä, eivätkä ne näy asiakkaat-sivulla. Vientimyynnille voi merkitä laskun numeron, mutta laskua ei luoda BrewOS:ssa.

Ainesosat

Varaston ainesosanäkymässä on välilehdet Koti ja Hankinnat.

Koti – saldot

Koti näyttää varaston ainesosat, niiden saldon, jäljellä olevan arvon hankintahinnoin ja yksikkökustannuksen. Merkintä arvio kertoo, että arvo perustuu arviohintaan, ja hinta puuttuu, ettei hintaa ole kirjattu.

Hankinnat – ainesosien vastaanotto

1. Avaa varaston Hankinnat-välilehti.
2. Valitse Päiväys ja Ainesosa, ja anna Määrä ainesosan yksikössä.
3. Anna Erän ostohinta arvonlisäverottomana. Voit myös antaa verollisen hinnan ja Arvonlisä %, jolloin veroton hinta lasketaan automaattisesti.
4. Jos lasku ei ole vielä tullut, anna paras arviosi ja valitse Hinta on arvio, ei toteutunut ostohinta.
5. Paina Kirjaa.

Hankinnasta syntyy uusi hankintaerä, josta tuotantoerät kuluttavat ainesosia vanhimmasta erästä alkaen. Kirjatut erät -listassa näet hankinnat. Arviohintaiset erät on merkitty, ja voit suodattaa ne näkyviin valinnalla Vain arviohintaiset. Kaikkien varastojen arviohintaiset erät löytyvät myös ainesosien arviohintalistalta.

Ennakkoon kulutettu -erä syntyy, kun tuotantoerään kirjataan ainesosaa, jota varastossa ei ole. Se on kulutusta, joka on jo kirjattu tuotantoon. Kirjaa tällaiselle erälle todellinen hankintamäärä ja hinta, kun hankinta on tiedossa.

Hankintaerän korjaaminen

Klikkaa erää Kirjatut erät -listassa. Erän sivulla voit:

• korjaa määrä: korjata hankitun määrän. Korjaus ei onnistu, jos se veisi erän saldon jossain vaiheessa negatiiviseksi.
• korjaa hinta: korjata hankintahinnan. Kun lasku saapuu, kirjaa toteutunut hinta ja poista valinta Hinta on arvio, ei toteutunut ostohinta. Uusi hinta päivitetään myös niiden tuotantoerien ainesosakustannuksiin, jotka ovat kuluttaneet erästä.

Hankintaerän käyttöhistoria näyttää, mihin erää on käytetty.

Ainesosasaldon korjaus

Valitse Koti-välilehdellä ainesosan riviltä korjaa saldo, anna Tarkistettu saldo ja paina päivitä annetut saldot. Jos saldo pienenee, erotus vähennetään vanhimmista eristä hävikkinä. Jos saldo kasvaa, lisäyksestä syntyy uusi erä, joka hinnoitellaan ainesosan keskihinnalla (jos se on tiedossa) ja merkitään arviohinnaksi. Ainesosien saldokorjauksilla ei ole verovaikutusta.

Parasta ennen -päiväys

Erälle voidaan määritellä parasta ennen -päiväys. Jos tuotteelle on määritelty parasta ennen -aika kuukausina, järjestelmä laskee erän parasta ennen -päiväyksen sen perusteella erän päiväyksestä (astiointi- tai kirjauspäivästä). Voit myöhemmin korjata päiväystä erän tiedoissa. Parasta ennen -päiväys näkyy poiminnassa, jotta voit valita toimitukseen vanhimmat erät ensin.

Inventaariotiedostot

Varastolistan alalaidasta voit ladata Excel-tiedostoina kaikkien varastojen saldot erittäin:

• Ainesosainventaario: varastoissa olevat ainesosat hankintaerittäin, hankintahintoineen ja jäännösarvoineen.
• Valmisteinventaario: varastoissa olevat valmisteet erittäin, kustannuksineen, jäännösarvoineen ja parasta ennen -päiväyksineen.

Katso myös Inventaari.