Toimitukset

Toimitukset ovat yksittäisiä tilauksia asiakkailta. Toimituksella on:

• numero, joka yksilöi sen järjestelmässä
• asiakas ja toimituspaikka, johon tuotteet toimitetaan. Jos saman asiakkaan kahteen eri toimituspaikkaan toimitetaan, kumpikin käsitellään omana toimituksenaan.
• tila, joka kertoo tilauksen etenemisen (ks. alla)
• toimituspäivä, jonka käyttäjä valitsee, kun toimitus merkitään toimitetuksi
• tuotteet hintoineen ja alennuksineen
• myyjä, asiakkaan viite ja saate

Toimitukset löytyvät päävalikon kohdasta toimitukset, jossa voit suodattaa listaa tilan mukaan, esim. toimitetut mutta laskuttamattomat toimitukset.

Toimituksen tilat

• keskeneräinen: Toimitus on luotu, ja sen sisältöä muokataan. Tuotteita voi lisätä, muuttaa ja poistaa vain tässä tilassa.
• odottaa poimintaa: Toimitus on lukittu toimitettavaksi, ja se odottaa poimintaa varastosta. Tuoterivejä ei voi enää muuttaa eikä poistaa. Palauta toimitus tarvittaessa muokattavaksi painikkeella Palauta muokattavaksi.
• odottaa toimitusta: Tuotteet on poimittu varastosta, ja toimitus odottaa luovutusta asiakkaalle.
• toimitettu: Toimitus on merkitty toimitetuksi.
• peruttu: Toimitus on peruttu. Perutut toimitukset eivät näy toimituslistassa.

Uuden toimituksen luominen

1. Avaa asiakkaan sivu ja paina uusi toimitus.
2. Lomakkeelle on valmiiksi täytetty asiakkaan edellisen toimituksen toimituspaikka. Tarkista tai muuta tiedot:
   • Toimituspaikka (nimi, pakollinen). Painikkeella Poimi Valviran tiedoista voit valita asiakkaan y-tunnuksella löytyvän toimipaikan Valviran luparekisteristä, jolloin nimi, lupanumero ja osoite täyttyvät.
   • Toimituspaikan alkoholilupanr. (pakollinen kotimaisille asiakkaille). Jos lupa on päättynyt tai ei ole vielä voimassa, lomake näyttää varoituksen.
   • Veroton varastonr., jos toimitus menee vastaanottajan verottomaan varastoon.
   • Toimipaikan vakioviite, joka tulee toimitukselle asiakkaan viitteeksi.
   • Myymälänumero: kauppaketjun kiinteä toimipaikkatunnus (S-ryhmän verkkolaskulla pakollinen).
   • Osoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka) ja Lisäohjeet kuljettajalle.
3. Paina Luo toimitus.

Jos muutat esitäytetyn toimituspaikan tietoja, järjestelmä luo muutetuista tiedoista uuden toimituspaikan. Näin aiempien toimitusten toimituspaikat säilyvät muuttumattomina. Toimituksen luoja asetetaan toimituksen myyjäksi. Vientiasiakkaan toimituksessa lomakkeella kysytään alkoholiluvan sijaan toimituspaikan maa.

Toimituspaikkaa voi vaihtaa myöhemmin toimituksen sivun Toimituspaikka-riviltä linkillä muokkaa tai aseta, kunnes toimitus on toimitettu.

Tuotteiden lisääminen

Keskeneräiseen toimitukseen lisätään tuotteet toimituksen sivun alaosan lomakkeella:

1. Kirjoita tuotteen nimi kohtaan Lisää tuote ja valitse tuote. Valintojen Piilota tuotteet joilla ei hintaa ja Piilota tuotteet joita ei varastossa avulla voit rajata listaa. Valittuasi tuotteen näet sen varastosaldon ja hinnan sekä hintatyypin (sopimushinta, asiakasryhmähinta tai yleishinta, ks. Hinnoittelu).
2. Anna Lukumäärä. Jos tuote on jo toimituksessa, uusi lukumäärä korvaa aiemman, eikä sitä lisätä siihen.
3. Tarkista hinta. Voit muuttaa rivihintaa tai yksikköhintaa. Jos tuotteella on pantti, voit lisätä sen hintaan erikseen (Pantti).
4. Anna tarvittaessa rivikohtainen Alennus-%. Tyhjä kenttä tarkoittaa, että käytetään tilauksen tai asiakkaan alennusta.
5. Jos muutit hintaa, valitse, käytetäänkö hintaa vain tähän tilaukseen, asetetaanko se asiakkaan sopimushinnaksi vai uudeksi yleishinnaksi.
6. Paina Lisää toimitukseen.

Jos tuotteella ei ole EAN-koodia, lomake varoittaa siitä. Aseta koodi tuotteelle ennen tilauksen vahvistamista.

Rivin voi poistaa linkillä poista, kun toimitus on keskeneräinen.

Alennukset: Kohdassa Tilauksen alennus-% voit antaa koko tilausta koskevan alennuksen ja tallentaa sen painikkeella Päivitä alennus. Tilauksen alennus korvaa asiakkaan pysyvän alennuksen (asetetaan asiakkaan Sopimushinnasto-välilehdellä). Rivit, joille on annettu oma hinta tai alennus, säilyvät ennallaan.

Monipakkausvaroitus: Monipakkaus on oma tuotteensa, jonka hinta on pakkauskohtainen. Jos rivin yksikköhinta näyttää yksittäisen tuotteen hinnalta (tai päinvastoin), järjestelmä varoittaa jo lomakkeella ja tarjoaa korjauksen. Tallennettaessa riviä ei lisätä, vaan sivulle avautuu Tarkista monipakkaus -ilmoitus. Korjaa rivi tai paina Lisää silti. Sama tarkistus tehdään, kun toimitus lukitaan toimitettavaksi tai laskutetaan.

Toimituksen muut tiedot

• Myyjä: valitse myyjä ja paina Vaihda. Myyjää ei voi vaihtaa enää, kun toimitus on laskutettu.
• Asiakkaan viite: tulostuu toimitusasiakirjoihin ja laskulle. Tallentuu automaattisesti.
• Saate: vapaa teksti, joka tulostuu toimitusasiakirjoihin. Saate täytetään valmiiksi tilin vakiosaatteella, ja se tallentuu automaattisesti.

Asiakkaan viitettä ja saatetta voi muokata, kunnes toimitus on toimitettu.

Valvira raportointi: Jos toimituspaikalla ei ole alkoholilupanumeroa (esim. vientitoimitukset), toimitukselle tarvitaan Valviran erityismyynnin tunnuskoodi: 01 lääkinnällinen käyttö, 02 diplomaattiseen edustustoon, 03 vientiin, 04 tax free -myyntiin, 05 alukselle muonitukseen, 06 vapaa-alueelle tai tullivirastoon, 07 kirkkoviiniksi. Valitse koodi keskeneräisessä toimituksessa. Vientiasiakkaille koodiksi asetetaan automaattisesti 03 ja vientimaaksi asiakkaan kohdemaa. Niin kauan kuin koodi puuttuu, rivi on punainen, eikä toimitusta voi lukita.

Lukitseminen ja poiminta

1. Kun tuotteet ovat valmiit, paina Lukitse toimitettavaksi. Toimitus siirtyy tilaan odottaa poimintaa. Painike näkyy vain, jos toimituksessa on tuotteita ja tarvittavat Valvira-tiedot ovat kunnossa.
2. Toimituksen sivulla näkyy, missä varastoissa tuotteita on. Paina Poimi varastosta.
3. Poimintasivulla valitaan kullekin tuotteelle varasto ja erät, joista tuotteet otetaan. Voit antaa määrät eräkohtaisesti, klikata erän saldoa (sivu täyttää tarvittavan määrän tai erän koko saldon) tai valita Automaattisesti tästä varastosta, jolloin määrät valitaan varaston eristä vanhimmasta alkaen. Poiminnassa näkyvät myös erien parasta ennen -päiväykset.
4. Paina Vahvista valitut poiminnat. Painike aktivoituu vasta, kun jokaisen tuotteen valittu määrä on täsmälleen tilattu määrä, eli poimintaa ei voi jättää vajaaksi.

Poiminta vähentää tuotteet varastosaldosta heti: erien varastokirjanpitoon tulee rivi "Toimitus N". Toimitus siirtyy tilaan odottaa toimitusta.

Useamman odottavan toimituksen yhteisen poimintalistan saat toimituslistan odottaa poimintaa -näkymästä painikkeella Luo poimintalista. Lista kokoaa valittujen toimitusten tuotteet tuotteittain, ja sen voi tulostaa (Tulosta lista). Varsinainen poiminta tehdään silti toimituskohtaisesti.

Vahvistetun poiminnan voi perua painikkeella Peruuta ja poimi uudelleen, kunnes toimitus on merkitty toimitetuksi. Tällöin tuotteet palautetaan varastoon ja poiminta tehdään uudelleen.

Merkitseminen toimitetuksi

1. Valitse toimituksen sivulla toimituspäivä ja -aika. Oletuksena on kuluva tunti.
2. Paina Merkitse toimitetuksi.

Jos toimituksessa on alkoholijuomia ja valittu päivä on toimituspaikan alkoholiluvan voimassaolon ulkopuolella, sivu varoittaa jo päivää valittaessa. Tallennettaessa avautuu Vahvista toimituspäivä -ilmoitus: valitse Kyllä, merkitse toimitetuksi tai Peruuta.

Kun toimitus merkitään toimitetuksi:

• järjestelmä kirjaa toimitetut määrät (litroina) ja hinnat verotilille valitulla toimituspäivällä. Nämä kirjaukset ovat Valviran toimitusilmoituksen ja valmisteveroilmoituksen perusta. Kirjaukseen tulee toimituspaikan alkoholilupanumero tai Valviran tunnuskoodi ja vientimaa. Monipakkaukset raportoidaan yksittäisen tuotteen tiedoilla.
• toimitetut litrat vähennetään tilin käyttöoikeudesta. Jos käyttöoikeuslitrat eivät riitä, toimitusta ei merkitä toimitetuksi, vaan näet virheilmoituksen. Lisää käyttöoikeutta kohdassa Asetukset > Käyttöoikeudet ja yritä uudelleen.

Varastosaldoon toimittaminen ei enää vaikuta, koska tuotteet vähennettiin jo poiminnassa.

Toimituksen peruminen

Painike Peru löytyy toimituksen sivulta kaikissa tiloissa, paitsi jo perutuissa toimituksissa.

• Keskeneräisen tai poimintaa odottavan toimituksen peruminen vain merkitsee sen perutuksi.
• Jos tuotteet on jo poimittu, poimitut tuotteet palautetaan varastoon.
• Jos toimitus on jo toimitettu, peruminen palauttaa tuotteet varastoon, poistaa toimituksen verotilikirjaukset ja palauttaa käyttöoikeuslitrat. Tätä varten pyydetään erillinen vahvistus. Käytä sitä vain kirjausvirheiden korjaamiseen: jos kauden raportit on jo lähetetty, ne eivät enää vastaa järjestelmän tietoja. Jos asiakas palauttaa toimitettuja tuotteita, katso asiakaspalautus.

Peruttua toimitusta ei voi palauttaa. Tee tarvittaessa uusi toimitus. Kaikki tilamuutokset tallentuvat tapahtumalokiin.

Toimitusten laskutus

BrewOS luo toimituksille PDF-muotoiset toimitusasiakirjat ja mahdollistaa toimitusten laskutuksen:

• laskuta luo toimituksesta laskuluonnoksen BrewOS:n laskutukseen. Painike näkyy, kun toimitus on lukittu (odottaa poimintaa, odottaa toimitusta tai toimitettu). Jos toimituksella on jo laskuvedos, painike avaa sen. Jos toimituksella on jo hyväksytty lasku, BrewOS pyytää vahvistuksen ennen uutta laskua, katso Laskutus.
• Merkitse laskutetuksi merkitsee toimituksen laskutetuksi, jos laskutat muulla järjestelmällä. Voit samalla antaa laskun numeron. Toiminto on käytettävissä kaikissa tiloissa, paitsi perutussa toimituksessa.
• Peru laskutus poistaa laskutusmerkinnän. Se ei peru eikä hyvitä toimituksen laskuja: jos toimituksella on vielä laskuvedos tai hyväksytty lasku, BrewOS muistuttaa siitä. Peru vedos tai hyvitä lasku, jos laskutat toimituksen uudelleen.

Toimitusten listasta voit hakea toimituksia myös laskutustilan mukaan.

EMCS-siirrot (e-AD)

Valmisteverottomasti EU-maahan lähetettävät toimitukset tarvitsevat EMCS-järjestelmän sähköisen hallinnollisen asiakirjan (e-AD) ja sille saatavan ARC-koodin. BrewOS:ssa ei ole e-AD:lle omaa näkymää. e-AD:n laatiminen, lähettäminen ja ARC-koodin kirjaaminen tehdään tekoälyavustajan kautta (työkalut mm. submit_emcs_ead, set_emcs_arc ja get_emcs_status).

Jos tilille on otettu käyttöön Verohallinnon EMCS-rajapinta, EU-asiakkaan toimitusta ei voi merkitä toimitetuksi ennen kuin toimitukselle on tallennettu ARC-koodi. Toimituksen voi lukita ja poimia normaalisti, mutta poiminnan jälkeen toimituksen sivulla näkyy toimitetuksi merkitsemisen sijaan punainen syy "EMCS e-AD (ARC) puuttuu". Toimi näin poiminnan jälkeen:

• lähetä e-AD tekoälyavustajan avulla (submit_emcs_ead), jolloin ARC tallentuu toimitukselle, tai
• tee ilmoitus OmaVerossa ja kirjaa sieltä saatu ARC-koodi toimitukselle tekoälyavustajan avulla (set_emcs_arc).

Huomaa, että BrewOS kokoaa e-AD:n tuoterivit poimituista eristä. Jos rajapintaa ei ole otettu käyttöön, toimitusta ei estetä, mutta ARC-koodi kannattaa silti kirjata toimitukselle. Katso myös Vientiasiakkaat.