Asiakkaat

Asiakkaat ovat yrityksiä tai muita organisaatioita, jotka ostavat tuotteitasi. Asiakkaat löytyvät päävalikon kohdasta asiakkaat. Ulkomaisista asiakkaista on oma ohjeensa: Vientiasiakkaat.

Asiakaslistassa voit hakea asiakkaita millä tahansa asiakkaan tiedolla, suodattaa listaa asiakasryhmän mukaan ja järjestää sen uusimman tai nimen mukaan. Linkillä lataa asiakastiedot Excelinä saat asiakasrekisterin Excel-tiedostona.

Uuden asiakkaan luominen

1. Paina asiakaslistassa luo uusi asiakas.
2. Kirjoita asiakkaan Nimi. Kirjoittaessasi BrewOS ehdottaa Valviran luparekisteristä löytyviä luvanhaltijoita. Valitsemalla ehdotuksen nimi, y-tunnus ja osoite täyttyvät.
3. Jos annat Y-tunnuksen, BrewOS hakee yrityksen nimen ja postiosoitteen YTJ:stä. Jos tietoja ei löydy, lomake kertoo siitä. Syynä voi olla tilapäinen häiriö YTJ:ssä, tai yritys voi olla henkilöyhtiö, jonka tietoja YTJ-rajapinta ei anna.
4. Täydennä Sähköpostiosoite ja Postiosoite tarvittaessa.
5. Paina Lisää asiakas.

Asiakkaan voi luoda myös suoraan Valviran luvanhaltijarekisteristä: avaa asiakaslistasta selaa alkoholiluparekisteriä, hae luvanhaltija ja paina rivin Luo asiakas. Asiakkaan nimi ja y-tunnus täyttyvät rekisterin tiedoista.

Asiakkaan tiedot

Asiakkaan Koti-välilehdellä voit muokata seuraavia tietoja ja tallentaa ne painikkeella Tallenna muutokset:

• Asiakasnumero: BrewOS:n antama tunniste. Jos asiakas on siirretty laskutusjärjestelmään, myös sen tunniste näkyy tässä.
• Asiakasvastaava: tilisi käyttäjä, joka vastaa asiakkaasta.
• Nimi
• Asiakasryhmä (ks. alla)
• Yhteyshenkilö ja Yhteyshlö puh.
• Y-tunnus: lomake tarkistaa tunnuksen muodon ja varoittaa, jos samalla y-tunnuksella on jo asiakas.
• Sähköposti: lomake varoittaa virheellisestä tai toimimattomasta osoitteesta.
• Postiosoite: C/O, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• verkkolaskuosoite ja operaattori. Painikkeella Hae verkkolaskuosoite BrewOS hakee asiakkaan y-tunnuksella löytyvät verkkolaskuosoitteet. Klikkaamalla osoitetta se kopioituu asiakkaan tietoihin.
• verkkolaskun muoto (vain Maventa-laskutusta käyttäville tileille): Vakio (Finvoice 3.0) tai S-ryhmä. S-ryhmän laskuilla toimituspaikan myymälänumero on pakollinen.
• Muistiinpanot: sisäisiä muistiinpanoja, jotka eivät näy asiakkaalle.

Asiakkaalle ei tallenneta alkoholilupanumeroa. Lupanumero on aina toimituspaikan tieto (ks. alla).

Asiakkaan sivulla on välilehdet Koti, Toimituspaikat, Sopimushinnasto, Toimitukset ja Laskutus (sekä Suoritukset, jos tili käyttää Maventaa). Sivun painikkeilla voit luoda asiakkaalle uusi toimitus tai uusi lasku, tai kirjata asiakaspalautus.

Sopimushinnasto-välilehdellä asetetaan asiakkaan sopimushinnat ja Pysyvä alennus, joka huomioidaan kaikissa asiakkaan tilauksissa, ellei tilaus- tai rivikohtaista alennusta ole annettu. Katso Hinnoittelu.

Poista asiakas poistaa asiakkaan asiakasrekisteristä vahvistuksen jälkeen. Asiakkaan aiemmat toimitukset ja laskut säilyvät järjestelmässä.

Luottotiedot

Kotimaisen asiakkaan sivulla on painike Tarkista luottotiedot. Luottotiedot haetaan asiakkaan y-tunnuksella, ja ne toimittaa Bisnode Finland Oy. Tarkistus veloitetaan tilisi palvelukrediiteistä: sivulla näkyy veloitus ja nykyinen saldo ennen tarkistusta. Paina Tee luottotietotarkistus. Aiemmin haetut tiedot näkyvät sivulla hakupäivineen.

Toimituspaikat

Toimituksia varten asiakkaalla on oltava vähintään yksi toimituspaikka. Saman toimituspaikan tietoja voi käyttää useissa toimituksissa. Toimituspaikassa on seuraavat tiedot:

• Toimituspaikka, eli nimi
• Toimituspaikan alkoholilupanr.: vastaanottavan toimipaikan Valviran alkoholilupanumero. Numeroa käytetään Valviralle ja Verohallinnolle ilmoitettavissa toimitustiedoissa. Kotimaisilla toimituspaikoilla lupanumero on pakollinen.
• Veroton varastonr., jos vastaanottaja on verottoman varaston pitäjä
• Toimipaikan vakioviite, joka lisätään toimitusasiakirjoihin ja laskuihin asiakkaan viitteeksi
• Myymälänumero: kauppaketjun kiinteä toimipaikkatunnus, joka tarvitaan esim. S-ryhmän verkkolaskuilla
• Osoite: katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka (vientitoimituspaikoilla lisäksi osoiterivi 2 ja maa)
• Lisäohjeet kuljettajalle, kuten ovikoodi tai vastaanottajan puhelinnumero

Toimituspaikat-välilehdellä näet asiakkaan toimituspaikat viimeksi käytetyt ensin. Listassa on merkintä, jos toimituspaikan alkoholilupa on päättynyt tai ei ole vielä voimassa. Uuden toimituspaikan voi luoda painikkeella Luo uusi toimituspaikka. Jos asiakkaan y-tunnuksella löytyy toimipaikkoja Valviran luparekisteristä, voit valita niistä painikkeella Poimi Valviran tiedoista, jolloin nimi, lupanumero ja osoite täyttyvät. Klikkaamalla toimituspaikkaa listassa aloitat uuden toimituksen kyseiseen paikkaan.

Toimituspaikka syötetään yleensä suoraan uuden toimituksen lomakkeella: lomake esitäytetään asiakkaan edellisellä toimituspaikalla, ja voit muuttaa tietoja ennen toimituksen luomista (ks. Toimitukset).

Toimituspaikkoja ei muokata jälkikäteen. Jos muutat toimituspaikan tietoja uuden toimituksen lomakkeella tai toimituksen muokkaa-linkillä, BrewOS luo muutetuista tiedoista uuden toimituspaikan, vaikka muutos koskisi vain esimerkiksi osoitetta tai lisäohjeita. Näin jokaisen toimituksen täsmällinen toimituspaikka säilyy järjestelmässä muuttumattomana.

Asiakasryhmät

Asiakasryhmillä voit ryhmitellä asiakkaita, esim. anniskelupaikat ja vähittäiskaupat. Ryhmät määritellään kohdassa Asetukset > Asiakasryhmät:

1. Kirjoita uuden ryhmän nimi kohtaan Luo uusi ryhmä ja paina Lisää asiakasryhmä.
2. Klikkaamalla ryhmää voit muuttaa sen nimeä ja Maksuehdon. Tyhjä maksuehto tarkoittaa, että käytetään tilin yleistä maksuehtoa.

Asiakas liitetään ryhmään asiakkaan Koti-välilehden Asiakasryhmä-valinnalla. Ryhmälle voi asettaa asiakasryhmähintoja, ks. Hinnoittelu. Asiakasryhmä näkyy myös asiakkaan toimituksissa.

Tekoälyavustaja

Asiakkaita, toimituspaikkoja ja asiakasryhmiä voi hallita myös tekoälyavustajan kautta. Avustajalla voi esimerkiksi hakea Valviran luvanhaltijarekisteristä ja luoda asiakkaan löydetyn luvanhaltijan tiedoista.