Käyttöönoton ohjeet

Tästä löydät yksinkertaiset ja pelkistetyt ohjeet toimenpiteistä, joilla saat BrewOS:in otettua käyttöösi. Ohjetta ei ole laadittu seurattavaksi orjallisesti, vaan se on yleispätevä esimerkki siitä, minkälaisia toimenpiteitä käyttöönotto yleensä vaatii.

Käyttöönotto edellyttää, että rekisteröidyt ensin käyttäjäksi BrewOS-palveluun ja avaat yrityksellesi oman tilin (katso Oma tunnus). Rekisteröinti ja tilin avaaminen eivät edellytä maksuja.

Sinun täytyy ostaa käyttöoikeus tilillesi vasta siinä vaiheessa, kun haluat kirjata tuotantoerän astioiduksi varastoon tai merkitä tuotteita toimitetuksi varastosta.

Huomaa: Tili, jolle ei ole ostettu käyttöoikeutta, suljetaan ja poistetaan automaattisesti, jos sitä ei ole käytetty 6 kuukauteen. Katso tarkemmin BrewOS-käyttömaksut.

(1) Asetukset

Kun olet luonut itsellesi käyttäjätunnuksen ja yrityksellesi BrewOS-tilin, kannattaa käydä kaikki tilin asetukset läpi. Asetukset löydät päävalikon asetukset-kohdan eri välilehdiltä. Asetukset näkyvät vain tilin omistajille.

Asetukset > Yritystiedot

Lisää yrityksesi yleistiedot järjestelmään. Näitä käytetään erilaisissa asiakirjoissa, kuten lähetettävissä laskuissa ja lähetteissä. Sivun kentät ovat Yrityksen nimi, Y-tunnus, Valmisteveronumero, Sähköposti, Puhelin (myynti), Verkkolaskutusosoite, Postiosoite, Toimitusten vakiosaate (pakkausluetteloihin tuleva vakioteksti) sekä Logo. Yhteystietoina (sähköposti ja puhelinnumero) kannattaa käyttää ensisijaisesti myynnin yhteystietoja.

Täytä ainakin Y-tunnus: ilman sitä tilille ei voi laskuttaa käyttöoikeuksia.

Asetukset > Laskutus

Määrittele laskutuksessa käytettävät asetukset. Asetuksia ovat

• Laskunumero, josta laskutus aloitetaan. Asetuksella on merkitystä ainoastaan, mikäli käytät BrewOS:ia laskutusjärjestelmänä. Jos käytät ulkoista järjestelmää, kuten Procountoria, laskunumerointi tapahtuu ulkoisessa järjestelmässä.
• Maksuehto, joka asetetaan oletusarvoisesti uusille laskuille.
• Tilinumero, joka näkyy laskuilla maksuohjeena
• Vakiosaate, joka liitetään lähetettäviin laskuihin. Asetuksella on merkitystä ainoastaan, mikäli käytät BrewOS:ia laskutusjärjestelmänä.

Sivun alaosasta pääset kunkin laskutusintegraation omiin asetuksiin:

• Maventa-asetukset – jos lähetät BrewOS:issa luodut laskut verkkolaskuina Maventan kautta
• Procountor-asetukset – katso Procountor
• Netvisor-asetukset – katso Netvisor
• Netbaron-asetukset – katso Netbaron
• Fennoa-asetukset – katso Fennoa

Katso myös Integraatiot.

Asetukset > Maksutavat

Mikäli käytät BrewOS:ia laskutusjärjestelmänä, määrittele käytössäsi olevat eri maksutavat tällä sivulla.

Asetukset > Asiakasryhmät

BrewOS mahdollistaa asiakkaiden ryhmittelyn määrittelemiisi asiakasryhmiin. Ryhmittelyä hyödynnetään mm. raportoinnissa (voit tarkastella esim. myyntiä ryhmittäin), sekä hinnoittelussa (kullakin ryhmällä voi olla oma hinnoittelunsa)

Luo ryhmät antamalla niiden nimet.

Hyviä ideoita voi olla jakaa asiakkuudet ainakin esim. "anniskelu" ja "vähittäismyynti". Toki voit käyttää tarkempaakin jaottelua, mikäli se on järkevää liiketoimintasi kannalta.

Huomaa, että voit tarvittaessa luoda lisää ryhmiä myös myöhemminkin.

Asetukset > EAN-koodit

Rekisteröi käytössäsi olevat EAN-koodit järjestelmään. Syöttäminen tapahtuu antamalla numeroalueen ensimmäinen ja viimeinen tuotekoodi.

Kun numeroalueet on luotu, voit käyttää niitä kahdella eri tavalla:

• voit merkitä ne BrewOS-järjestelmään luodulle tuotteelle; Tällöin tuotekoodi näkyy mm. lähetysluetteloissa.
• voit merkitä ne käytetyiksi kirjaamalla niille muistiinpanon, esim. historiallisen tuotenimen, jos et ole tuomassa tuotetta BrewOS-järjestelmään.

Merkitsemällä kaikki käytetyt koodit voit helposti huolehtia, että koodeja ei käytetä vahingossa ristiin.

Asetukset > Viranomaiset

Aseta viranomaisasetuksiin

• verolakien mukainen pienpanimoalennus, johon olet oikeutettu. BrewOS huomioi sen valmisteverolaskennassa
• mahdollinen Palpan jäsenyys tai rekisteröidyn pientuottajan asema, jolla vapaudut juomapakkausverosta
• vähittäismyyntilupanumerosi, mikäli harjoitat myös vähittäismyyntiä
• varastopaikkojesi toimipaikkanumerot. HUOM Luo varastot ensin varastot-sivulta, jonka jälkeen ne ilmestyvät tälle sivulle.

Asetukset > Käyttäjät

Lisää kaikki eri henkilöt, jotka toimivat yrityksesi yhteydessä. Voit antaa haluamillesi henkilöille pääsyn BrewOS-tiliisi lisäämällä myös heidän sähköpostiosoitteensa, jolloin he saavat sähköpostitse kutsun kirjautua palveluun ja valita itselleen salasanan.

Mikäli et anna henkilön sähköpostiosoitetta, hän näkyy ainoastaan työntekijänä mm. tehtävälistoilla. Katso Tilit ja käyttäjät.

Asetukset > Käyttöoikeudet

Käyttöoikeussivulla voit lisätä tilillesi käyttöoikeuksia sekä palvelukrediittejä. Näitä et kuitenkaan tarvitse heti, vaan vasta, kun kirjaat astiointeja varastoon tai luovutat tuotteita toimitukseen varastostasi.

Asetukset > Rajapinta

Täällä hallitset sovelluksia, esimerkiksi tekoälyavustajia, joille olet antanut pääsyn tilin tietoihin. Katso OAuth ja tekoälyrajapinta (MCP).

Asetukset > Tietojen vienti

Täältä voit ladata kaikki tilisi tiedot yhtenä tiedostona. Katso Tietojen vienti.

(2) Tuotteet

Asetusten jälkeen kannattaa luoda kaikki tuotteet BrewOS-järjestelmään, sillä vasta sen jälkeen voidaan tehdä tuotteisiin liittyviä toimia, kuten varastokirjauksia tai hinnoittelua.

HUOMAA !! Ennen tuotteiden luomista kannattaa sisäistää BrewOS:in tuotekäsitteiden kaksitasoisuus: Kun luot ensimmäisen tuotteen, luot samalla sen ensimmäisen pakkausmuodon. Mikäli tarjoat samaa olutta myös muissa pakkausmuodoissa, älä luo uutta pakkausmuotoa uutena tuotteena, vaan lisää uusi pakkausmuoto alkuperäisen tuotteen kotisivulta Luo uusi pakkauskoko / -muoto-painikkeella.

Luomalla uuden pakkauskoon tai muodon olemassa olevalle tuotteelle, järjestelmä käsittelee niiden sisältämän oluen samana oluena. Tämä mahdollistaa mm. sisäisen raportoinnin oluen tarkkuudella pakkausten sijaan.

Valmistevarasto

Kirjaa olemassaoleva valmistevarastosi BrewOS-varastokirjanpitoon, jonka jälkeen voit ryhtyä kirjaamaan toimituksia asiakkaillesi.

Alkuvarasto tehdään varastoittain, mikäli käytössäsi on useampi varasto. Siirry haluamaasi valmistevarastoon varastot-painikkeella, jonka jälkeen klikkaa haluamasi varaston valmisteet-puolen lukuja. Tämä avaa varaston valmistenäkymän (ainesosa-puolen Hankintahinnoin-luku avaa raaka-ainenäkymän).

Kirjaa jokainen yksittäinen tuote erikseen varaston valmisteet-puolen Kirjaukset-näkymästä. Valitse kirjattava tuote BrewOS:iin rekisteröimiesi tuotteiden joukosta, sekä anna kirjattavien tuotteiden määrä.

Jos haluat, voit antaa jokaiselle kirjaukselle myös kustannuksen. Kustannus annetaan arvonlisäverottomana ja valmisteverottomana tuotantokustannuksena. Kustannusta käytetään varaston arvon laskentaan, sekä katelaskentaan.

Selite on kirjaukselle myös valinnainen, mutta siihen kannattaa kirjoittaa, että kyse on alkuvarastosta, jotta erotat tuotteet myöhemmin BrewOS:in kautta luoduista tuotteista.

HUOMAA !! Käsin lisättyä hankinta-erää ei oletusarvoisesti huomioida astiointi-ilmoituksessa! Mikäli jokin osa tuotteista on vielä raportoimatta astiointi-ilmoituksessa, ja haluat sisällyttää sen BrewOS:in tekemään ilmoitukseen, raksita "Sisällytä tämä erä astiointi-ilmoitukseen".

Hinnoittelu

Hinnoittelu ei sinänsä ole pakollista, sillä voit antaa jokaiselle toimitukselle hinnat myös erikseen. Tämä on kuitenkin hidasta ja altista inhimillisille virheille.

Aluksi on järkevää antaa kaikille tuotteille "Yleishinta" tuotteet-sivulta. Yleishintaa käytetään aina, ellei toimituksen asiakkaalle ole sopimushintaa tai asiakkaan mahdollisella asiakasryhmällä asiakasryhmäkohtaista hintaa. Klikkaa tuoterivin yleishinta-solua ja syötä tuotteen arvonlisäveroton tukkuhinta.

Jos olet määritellyt asiakasryhmiä, voit valita niistä yhden kerrallaan "Yleishinnat"-solun oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta. Tämän jälkeen voit klikata pudotusvalikon sarakkeen tuoterivin solua ja syöttää tuotteelle kyseiseen asiakasryhmään sovellettavan hinnan.

Asiakaskohtaiset sopimushinnastot luodaan asiakkaan kotisivun kautta.

(3) Asiakkaat

On hyvä huomata, että BrewOS määrittää asiakkuudet y-tunnusten tarkkuudella. Samaa y-tunnusta ei voi käyttää kahdella eri BrewOS-asiakkaalla.

Sen sijaan, asiakkaalla voi olla useita toimituspaikkoja. Esim. ravintolayhtiöllä saattaa olla useita eri ravintoloita, jotka kukin ovat oma toimituspaikkansa, mutta asiakkuus on aina sama y-tunnuksen pysyessä samana.

Vanhat asiakkuudet

Lähtökohtaisesti sinun ei tarvitse tuoda vanhoja asiakastietoja BrewOS:iin aloittaessasi palvelun käytön. Asiakkuudet voidaan perustaa BrewOS:iin sitä mukaa, kun teet heille toimituksia.

Mikäli kuitenkin käytät ulkoista taloushallintaohjelmistoa laskutukseen, BrewOS tarjoaa mahdollisuuden lukea käyttöönoton yhteydessä asiakastiedot taloushallintaohjelmasta BrewOS:iin. Samoin, mikäli uutta toimitusta laskuttaessa taloushallintaohjelmistossasi on asiakkuus, jonka y-tunnus täsmää, BrewOS muodostaa kytköksen siihen, ja asettaa luotavan laskun kyseisen taloushallintaohjelmiston asiakkuudelle. Näin laskutushistoria pysyy taloushallintaohjelmistossa katkeamattomana.

(4) Tuotannot

Mikäli sinulla on keskeneräisiä tai äskettäin päättyneitä tuotantoja, voit halutessasi perustaa ne myös BrewOS:iin. Tämä saattaa olla hyödyllistä, koska vaikka et kirjaisi kaikkia tuotannon kirjanpidossa mahdollisia asioita, kuten raaka-ainekulutusta, voit kuitenkin tehdä niille numeroinnin ja astioinnin BrewOS:issa.

Todennäköisesti on kuitenkin helpompaa ryhtyä kirjaamaan tuotantoja BrewOS:iin vasta seuraavasta alkavasta uudesta tuotannosta.

Katso myös Päivittäiset rutiinit ja Tilannekuva.