Integraatiot ja ulkoiset järjestelmät
BrewOS voi toimia yhdessä taloushallinnon, verkkolaskutuksen ja muiden ulkopuolisten työkalujen kanssa. Integraatioiden tarkoitus on vähentää käsityötä: samaa asiakas-, toimitus- tai laskutietoa ei tarvitse syöttää useaan paikkaan.
Tämä ohje auttaa hahmottamaan, mitä integraatioita kannattaa käyttää ja mitä ennen käyttöönottoa on hyvä tarkistaa.
Milloin integraatio kannattaa ottaa käyttöön?
Integraatio on hyödyllinen, kun jokin tieto kulkee toistuvasti BrewOS:in ja toisen järjestelmän välillä. Tyypillisiä tilanteita ovat:
- laskujen lähettäminen taloushallintoon,
- verkkolaskujen välittäminen asiakkaille,
- asiakastietojen hakeminen taloushallinnosta,
- myynti- tai varastotietojen lukeminen raportointiin,
- tekoälyavustajan tai automaation käyttäminen BrewOS-tietojen käsittelyyn.
Jos tapahtumia on vain harvoin, käsin tehtävä vienti tai yksittäinen laskun lataaminen voi olla yksinkertaisempi ratkaisu.
Taloushallinto ja verkkolaskutus
BrewOS tukee useita laskutukseen liittyviä yhteyksiä. Käytettävä vaihtoehto riippuu siitä, missä varsinainen kirjanpito ja laskujen lähetys tehdään.
- ProCountor: laskuja voidaan siirtää ProCountoriin API-avaimen avulla.
- Maventa: BrewOSissa luotuja laskuja voidaan lähettää verkkolaskuina Maventan kautta.
- Netvisor ja muut taloushallinnon yhteydet: tarkista asetussivulta käytössä olevat vaihtoehdot ja niiden vaatimat tunnukset.
Ennen käyttöönottoa varmista:
- laskunumerointi: tuleeko numero BrewOS:ista vai ulkoisesta järjestelmästä,
- asiakastietojen kohdistus: käytetäänkö Y-tunnusta, verkkolaskuosoitetta vai taloushallinnon omaa asiakastunnusta,
- maksuehdot ja maksutavat,
- arvonlisäverokannat ja mahdolliset alennukset,
- kuka vastaa virheellisten laskujen korjaamisesta.
Katso tarkemmat ohjeet Laskutus, ProCountor-integraatio ja Maventa.
MCP ja tekoälytyökalut
BrewOS:in MCP-rajapinnan avulla tekoälyavustaja tai muu ohjelma voi lukea ja päivittää tilin tietoja käyttäjän luvalla. Käyttötapoja voivat olla esimerkiksi:
- tuotteiden, asiakkaiden tai varastosaldojen hakeminen,
- uuden asiakkaan perustaminen,
- tuotantoerän tietojen tarkistaminen,
- maksusuorituksen kirjaaminen,
- raportointia tukevien yhteenvetojen kokoaminen.
Rajapintaan yhdistetään OAuth-kirjautumisella, ja pääsy toimii aina käyttäjän omilla oikeuksilla.
Lue tarkempi ohje: OAuth ja tekoälyrajapinta (MCP).
Hyvä käyttöönottojärjestys
Kun otat uuden integraation käyttöön, etene rauhassa:
- Tarkista BrewOS-asetukset ja yrityksen perustiedot.
- Luo tarvittavat tunnukset tai avaimet ulkoisessa järjestelmässä.
- Lisää tunnukset BrewOS:iin ja tallenna asetukset.
- Tee yksi pieni testitapahtuma.
- Tarkista tulos sekä BrewOS:issa että ulkoisessa järjestelmässä.
- Vasta testin jälkeen siirrä normaali työ integraation kautta.
Testaa erityisesti laskun loppusumma, arvonlisävero, alennukset, asiakkaan tiedot ja verkkolaskuosoitteet. Pieni testilasku kertoo enemmän kuin pitkä asetusten läpikäynti.
Seuranta ja virhetilanteet
Integraatio voi epäonnistua esimerkiksi virheellisen tunnuksen, puuttuvan asiakastiedon, muuttuneen verkkolaskuosoitteen tai ulkoisen palvelun häiriön vuoksi.
Jos yhteys ei toimi:
- tarkista ensin, ovatko tunnukset ja asetukset oikein,
- katso BrewOS:in antama virheilmoitus,
- tarkista ulkoisen järjestelmän loki tai virhelista,
- kokeile pienellä testitapahtumalla,
- älä lähetä samaa laskua useita kertoja ennen kuin tiedät, syntyikö se jo ulkoiseen järjestelmään.
Kirjaa poikkeustilanteista tarvittaessa muistiinpano tai tarkista tapahtumaloki. Näin myöhemmin on helpompi selvittää, mitä on lähetetty ja milloin.
Katso myös Laskutus, Asiakkaat, Tietoturva ja OAuth ja tekoälyrajapinta (MCP).