Päivittäiset rutiinit BrewOS:issa
BrewOS toimii parhaiten, kun tiedot kirjataan mahdollisimman lähellä sitä hetkeä, jolloin työ tapahtuu. Tämän ohjeen tarkoitus on auttaa muodostamaan selkeä päivittäinen rytmi: mitä tarkistetaan aamulla, mitä kirjataan työn aikana ja mitä varmistetaan päivän päätteeksi.
Ohjetta ei tarvitse seurata mekaanisesti. Valitse siitä omaan tuotantoon sopivat kohdat ja tee niistä yrityksen yhteinen käytäntö.
Aamun tarkistukset
Aloita päivä avaamalla tilin koti-sivu. Sen Tilannekuva näyttää yhdellä silmäyksellä keskeneräiset toimitukset tiloittain, tietojen puutteet, seuraavat tuotannon vaiheet ja lähestyvät viranomaisilmoitusten määräpäivät.
Käy sen lisäksi läpi ainakin nämä:
- Tehtävälistat: mitä tehtäviä kullekin henkilölle on merkitty tälle viikolle.
Tehtävälistoille ei ole linkkiä päävalikossa. Avaa ne lisäämällä selaimen
osoiteriville tilin osoitteeseen tilinumeron perään
/tyolistat(esimerkiksihttps://brewos.fi/123/tyolistat, jossa 123 on tilisi numero). Tuotantoerän omat tehtävät löytyvät myös tuotantoerän Tehtävät-välilehdeltä. - Keskeneräiset toimitukset: onko tilauksia, jotka odottavat poimintaa tai toimitetuksi merkitsemistä. Tilannekuvan toimitusruuduista pääset suoraan kunkin tilan toimituksiin.
- Varastosaldot: riittävätkö valmisteet päivän toimituksiin ja riittävätkö ainesosat suunniteltuihin tuotantoihin.
- Laskutus: onko toimitettuja mutta laskuttamattomia toimituksia tai avoimia myyntisaatavia, jotka vaativat toimenpiteitä.
Jos useampi henkilö käyttää samaa BrewOS-tiliä, aamun tarkistus kannattaa tehdä aina samasta näkymästä ja samalla tavalla. Silloin poikkeamat erottuvat nopeasti.
Tuotannon aikana
Tuotannon kirjaamisessa tärkeintä on säilyttää tapahtumien järjestys:
- Luo tai käynnistä tuotantoerä ennen kuin alat kirjata siihen liittyviä tapahtumia.
- Kirjaa mittaukset ja muistiinpanot tuotantoerälle silloin, kun ne syntyvät.
- Varaa ja kuluta ainesosia tuotannon todellisen käytön mukaan.
- Kirjaa astiointi vasta, kun astioitu määrä ja pakkausmuoto ovat varmistuneet. Astioinnin kirjaaminen varastoon kuluttaa tilin käyttöoikeuslitroja.
Jos jokin tieto ei ole vielä varma, käytä muistiinpanoa mieluummin kuin arvausta. Myöhemmin korjattava arvio voi vaikuttaa raportteihin, varastosaldoihin ja kustannuksiin.
Toimitusten käsittely
Toimituksissa kannattaa erottaa kolme asiaa toisistaan:
- Tilaus kertoo, mitä asiakkaalle on tarkoitus toimittaa.
- Poiminta kertoo, mistä varastosta ja mistä eristä tuotteet varataan.
- Toimitetuksi merkitseminen kirjaa tuotteet ulos varastosta, muodostaa tarvittavat verotilitapahtumat ja kuluttaa tilin käyttöoikeuslitroja. Jos käyttöoikeus ei riitä, toimitusta ei voi merkitä toimitetuksi.
Älä merkitse toimitusta toimitetuksi ennen kuin tuotteet ovat oikeasti lähteneet asiakkaalle. Toimitetuksi merkitseminen vaikuttaa raportointiin, joten se on hyvä pitää mahdollisimman täsmällisenä ajankohtana.
Päivän päätös
Päivän lopuksi kannattaa tehdä lyhyt tarkistus:
- Onko kaikki päivän tuotanto- ja astiointitapahtumat kirjattu?
- Onko poimitut toimitukset joko toimitettu tai jätetty selkeästi odottamaan?
- Onko poikkeuksista, rikkoutumisista tai hävikistä tehty muistiinpano tai varastokorjaus?
- Onko laskutettavat toimitukset siirretty laskutukseen tai merkitty odottamaan laskutusta?
- Näyttääkö tapahtumalogi siltä, että päivän tärkeimmät toimet ovat jäljitettävissä?
Lyhytkin päätösrutiini vähentää myöhempää selvittelyä. Erityisesti kuukauden vaihteessa pienet päivittäiset tarkistukset helpottavat viranomaisraporttien läpikäyntiä.
Hyvä nyrkkisääntö
Kirjaa BrewOS:iin se, minkä haluat myöhemmin pystyä todistamaan tai selvittämään. Tämä koskee erityisesti varastosaldoja, astiointeja, toimituksia, asiakaspalautuksia ja viranomaisraportteihin vaikuttavia tapahtumia.
Katso myös Tilannekuva, Tuotantoerät, Toimitukset, Raportointi ja Tapahtumalogi.