Valvira-ilmoitukset

BrewOS muodostaa Valviralle annettavat alkoholin valmistajan ilmoitukset:

• Toimitusilmoitus: tukkumyynnin toimitusilmoitus kuukausittain
• Astiointi-ilmoitus: astioidut määrät neljän kuukauden jaksoissa

Ilmoitukset löytyvät kohdasta Raportit > Viranomaiset. Voit ladata ilmoituksen tekstitiedostona tai lähettää sen suoraan Valviran sähköiseen asiointipalveluun Alluun (alkoholielinkeinorekisteri). Samassa osiossa on myös Palpan kuukausiraportti, jota käsitellään tämän ohjeen lopussa.

Ilmoitusvelvollisuudesta ja määräajoista kerrotaan Valviran sivuilla valvira.fi.

Allu-yhteyden käyttöönotto

Sähköinen lähetys vaatii Allun raportointirajapinnan API-avaimen.

1. Kirjaudu Alluun ja avaa oikean ylävalikon kautta sivu Asiakastiedot. Raportointirajapinnan apikey löytyy sivun lopusta. Se on noin 36 merkkiä pitkä.
2. Avaa BrewOSissa Asetukset > Viranomaiset ja paina kohdassa Alkoholielinkeinorekisteri Allu linkkiä aseta.
3. Liitä avain kenttään ja paina Tallenna muutos. Kohtaan Avaimen tila tulee asetettu.

Jos vaihdat avaimen Allussa, päivitä uusi avain myös BrewOSiin. Voit poistaa avaimen tyhjentämällä kentän ja tallentamalla.

Ilman avainta ilmoitussivuilla näkyy kehotus asettaa avain, eikä Luo sähköinen ilmoitus -painiketta voi käyttää. Tekstitiedoston voi ladata myös ilman avainta.

Tuotenumerot

Valvira tunnistaa tuotteet tuotenumerolla. BrewOS käyttää ensisijaisesti tuotteen kenttää Valvira tuotenumero ja vasta sen puuttuessa tuotteen EAN-koodia. Monipakkaukset ilmoitetaan yksittäistuotteen tunnuksella. Tuotteen sivulla näkyy, millä koodilla tuote ilmoitetaan ja onko Valvira hyväksynyt koodin aiemmassa ilmoituksessa. Katso Tuotteet ja EAN-koodit.

Tuotteen täytyy olla rekisteröitynä Allun tuoterekisteriin juuri sillä koodilla, jolla BrewOS sen ilmoittaa. Muuten Valvira hylkää rivin.

Toimitusilmoitus

Toimitusilmoitus kootaan verotilin tapahtumista, eli toimitetuista toimituksista, vientimyynnistä ja asiakaspalautuksista. Mukana ovat vain tuotteet, joiden alkoholipitoisuus on yli 2,8 %. Hanamyynti ei sisälly toimitusilmoitukseen.

Lupanumero ja tunnuskoodi

Jokainen rivi ilmoitetaan joko ostajan alkoholiluvan numerolla tai Valviran erityismyynnin tunnuskoodilla:

• Jos asiakkaan toimituspaikalla on alkoholiluvan numero, myynti ilmoitetaan sille. Hinta ilmoitetaan vain näillä riveillä.
• Noutotilauksina (vähittäismyyntinä) tehdyt toimitukset ilmoitetaan luvalle, joka on tallennettu sivulla Asetukset > Viranomaiset kohtaan Vähittäismyyntilupa.
• Jos ostajalla ei ole lupaa, toimitukselle on valittava tunnuskoodi toimituksen kohdassa Valvira raportointi (Valitse erityismyynnin tunnuskoodi). Toimitusta ei voi merkitä toimitetuksi ennen kuin koodi on valittu. Vientiasiakkaan toimitukset saavat automaattisesti koodin 03 ja vientimaan.

Tunnuskoodit:

• 01 lääkinnällinen käyttö
• 02 diplomaattiseen edustustoon
• 03 vientiin (vaatii vientimaan)
• 04 tax free -myyntiin
• 05 alukselle muonitukseen
• 06 vapaa-alueelle, tullivirastoon
• 07 kirkkoviiniksi

Ilmoituksen tarkistaminen

1. Avaa Raportit > Toimitusilmoitus ja valitse kuukausi.
2. Jos sivulla näkyy Puuttuvia tietoja -laatikko, kauden verotilitapahtumista puuttuu ilmoitukseen tarvittavia tietoja: Tuotenumero/EAN, Määrä tai luvallisen asiakkaan Hinta. Paina rivin Korjaa-painiketta. Se avaa verotilitapahtuman, jonka voit korjata. Korjaa tarvittaessa myös tuotteen tiedot, jotta virhe ei toistu.
3. Tarkista kohta Ajantasaiset tiedot. Taulukossa on yksi rivi kutakin lupanumeron, tunnuskoodin, maakoodin ja tuotenumeron yhdistelmää kohden. Rivillä näkyvät Määrä kokonaisina litroina, Euroa kokonaisina euroina (vain luvallisille asiakkaille) ja Tapahtumia, eli yhdistettyjen verotilitapahtumien määrä. Alle litran määrät pyöristetään yhteen litraan. Jos asiakaspalautukset ylittävät saman rivin myynnin, määrä näkyy negatiivisena.

Lähettäminen Alluun

1. Paina Luo sähköinen ilmoitus. BrewOS muodostaa ilmoituksen ajantasaisista tiedoista ja tallentaa sen tilaan odottaa lähetystä. Painike näkyy vain, jos kaudella on raportoitavia rivejä. Allu hyväksyy vain positiivisen litramäärän. Rivit, joissa palautukset kumoavat tai ylittävät myynnin (määrä nolla tai negatiivinen), jätetään siksi pois sähköisestä ilmoituksesta, ja BrewOS kertoo poisjätettyjen rivien määrän. Selvitä tällaiset palautukset tarvittaessa Valviran kanssa.
2. Voit tarkistaa ja muokata ilmoitusta painikkeella Avaa (katso kohta Ilmoituksen muokkaaminen). Toimitusilmoituksen rivin litramäärän on oltava suurempi kuin nolla.
3. Paina Lähetä nyt. Onnistuneen lähetyksen jälkeen tila on toimitettu Valviralle.

Jos lähetys epäonnistuu tai Valvira hylkää ilmoituksen, tila on virhe lähetyksessä ja sen alla näkyy virheilmoitus. Jos syy on tuntematon tuotekoodi, BrewOS näyttää hylätyt koodit ja linkit tuotteisiin. Korjaa tuotteen koodi tai rekisteröi tuote Allun tuoterekisteriin ja luo sitten uusi ilmoitus.

Lähettämättömän ilmoituksen voi poistaa painikkeella Poista. Lähetettyä ilmoitusta ei voi poistaa eikä muokata. Jos luot uuden ilmoituksen ja lähetät sen, se korvaa kauden aiemmat ilmoitukset Valvirassa.

Tekstitiedosto

Lataa Tekstitiedostona lataa kauden tiedot Valviran tekstitiedostomuodossa (toimitusilmoitusVVVVKK.txt), jos haluat toimittaa ilmoituksen muuta kautta. Tiedoston alussa on yrityksen Y-tunnus, joten tallenna se kohtaan Asetukset > Yritystiedot.

Astiointi-ilmoitus

Astiointi-ilmoitus kertoo, kuinka paljon alkoholijuomia on astioitu eli pakattu. Se lasketaan varastoon kirjatuista eristä eikä verotilistä. Kausia on kolme vuodessa: Tammi-huhti, Touko-elo ja Syys-joulu.

Mitä ilmoitukseen tulee

Ilmoitukseen lasketaan erät, jotka

• on kirjattu kauden aikana varastoon, jolla on Valvira-tunnus
• ovat voimassa (eriä ei ole poistettu)
• on merkitty kohdassa Astiointi-ilmoitus valinnalla Sisällytä tämä erä astiointi-ilmoitukseen
• ovat tuotteita, joiden alkoholipitoisuus on yli 2,8 %.

Tuotantoerien astioinnit ovat mukana oletuksena. Varastosiirroissa vastaanottavaan varastoon syntyvät erät eivät ole mukana, koska tuotteet on jo ilmoitettu pakattaessa. Voit muuttaa yksittäisen erän valinnan erän sivulla varastossa (katso Varastot).

Vajaatäytöt ilmoitetaan saman juoman ja pakkauksen normaalin tuotteen tuotenumerolla. Hanamyynnin verotilitapahtumat lasketaan myös astiointiin. Ne ilmoitetaan tilin Valvira-tunnuksellisen varaston tunnuksella. Jos tällaisia varastoja on useita, BrewOS käyttää niistä yhtä.

Tärkeää: Varastot ilman Valvira-tunnusta jätetään ilmoituksesta pois. Jos varastosta puuttuu Valvira-tunnus, sinne kirjattuja eriä ei lasketa ilmoitukseen lainkaan. Tallenna Valviran varastolle myöntämä tunnus varaston asetuksiin kenttään Valvira (katso Varastot). BrewOS varoittaa puuttuvasta tunnuksesta ilmoitussivulla, mutta vain jos kyseiseen varastoon on kirjattu kauden aikana ilmoitettavia eriä.

Ilmoituksen tarkistaminen

1. Avaa Raportit > Astiointi-ilmoitus ja valitse kausi. Valittavana ovat yhdeksän viimeistä kautta.
2. Jos sivulla näkyy Puuttuvia tietoja -laatikko:
   • tuotteilta, joilla ei ole EAN-koodia eikä Valvira-tuotenumeroa, puuttuu tuotenumero. Paina Korjaa ja lisää koodi tuotteelle.
   • varastoilta, joilla ei ole Valvira-toimipaikkatunnusta, jäisi määrä ilmoittamatta. Paina Aseta toimipaikkatunnus ja tallenna tunnus varaston asetuksiin.
3. Tarkista kohta Ajantasaiset tiedot. Taulukossa näkyvät Toimipaikka (varaston Valvira-tunnus), Tuotenumero, Astioitu määrä kokonaisina litroina ja Tapahtumia.

Lähettäminen Alluun

Astiointi-ilmoitus annetaan toimipaikoittain. Kun painat Luo sähköinen ilmoitus, BrewOS luo jokaiselle Valvira-tunnukselle oman ilmoituksen. Ilmoitusluettelon sarakkeessa Toimipaikka näkyy, mitä tunnusta ilmoitus koskee. Litrat lähetetään kolmen desimaalin tarkkuudella.

Lähetä jokainen ilmoitus painikkeella Lähetä nyt. Tilat, muokkaaminen ja poistaminen toimivat samoin kuin toimitusilmoituksessa.

Lataa Tekstitiedostona lataa kauden tiedot Valviran tekstitiedostomuodossa (astiointiVVVVK.txt).

Ilmoituksen muokkaaminen ennen lähetystä

Luodun ilmoituksen sisältöä voi muokata ennen lähetystä, esimerkiksi jos haluat poistaa tai korjata yksittäisen rivin.

1. Paina ilmoitusluettelossa Avaa.
2. Sivulla näkyvät ilmoituksen perustiedot (asiakastunnus, kausi ja astiointi-ilmoituksessa lupanumero) sekä rivit.
3. Muokkaa rivin kenttiä. Toimitusilmoituksessa ne ovat lupanumero, tunnuskoodi, maakoodi, tuotekoodi, litramäärä ja myyntihinta, ja astiointi-ilmoituksessa tuotekoodi ja litramäärä. Voit poistaa rivin painikkeella Poista.
4. Paina Tallenna muutokset. Ilmoitusluettelossa näkyy sen jälkeen, milloin sisältöä on muokattu.
5. Palaa ilmoitussivulle painikkeella Sulje ja lähetä ilmoitus.

Muokkaus koskee vain tätä tallennettua ilmoitusta. BrewOSin tiedot (verotili, varastoerät) eivät muutu, joten uusi ilmoitus muodostetaan taas alkuperäisistä tiedoista. Jos virhe on BrewOSin tiedoissa, korjaa se mieluummin lähteessä ja luo uusi ilmoitus.

Lähetetyn tai virheeseen päättyneen ilmoituksen sisällön voi katsoa, mutta sitä ei voi muokata.

Palpa-raportti

Raportit > Palpa-raportti kokoaa kuukauden toimitukset kappalemäärinä Palpan järjestelmään ilmoittamista varten. BrewOS ei lähetä mitään Palpalle, vaan kirjaat luvut itse Palpan palveluun.

1. Avaa Palpa-raportti. Luettelossa ovat 12 viimeisintä kuukautta, joilla on toimitettuja toimituksia, ja kunkin kuukauden toimitusten määrä.
2. Avaa kuukausi klikkaamalla sitä.
3. Valitse raportoitavat asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaiden joukossa on myös rivi Varastopoistot, jossa ovat kuukauden varastopoistot. Painikkeilla Poista kaikki ja Valitse kaikki voit poistaa tai lisätä kaikki valinnat kerralla, ja pakkaustyyppikohtaisilla painikkeilla esimerkiksi kaikki saman pakkaustyypin tuotteet.
4. Yhteenvetotaulukko (Tuote, EAN, Kappaletta) päivittyy valintojen mukaan. Kirjaa kappalemäärät Palpan palveluun.

Palpan jäsenyyden merkintä sivulla Asetukset > Viranomaiset ei vaikuta tähän raporttiin.