Virheiden korjaaminen ja tietojen täsmäytys
BrewOS:iin kirjataan paljon tapahtumia, joilla on vaikutusta varastoon, laskutukseen ja viranomaisraportteihin. Virheitä voi silti sattua: väärä määrä, väärä asiakas, väärä varasto tai puuttuva kirjaus. Tärkeintä on korjata virhe niin, että tapahtumaketju pysyy ymmärrettävänä.
Tämä ohje auttaa valitsemaan oikean korjaustavan.
Ensin: selvitä missä vaiheessa virhe on
Ennen korjausta tarkista:
- Onko tapahtuma vielä luonnosvaiheessa vai onko se jo lukittu, poimittu, toimitettu, laskutettu tai raportoitu?
- Vaikuttaako virhe varastosaldoon, laskuun, asiakkaan tietoihin, tuotantoerään tai verotiliin?
- Onko virhe ehtinyt siirtyä ulkoiseen järjestelmään, kuten ProCountoriin, Netvisoriin tai Maventaan?
- Näkyykö tapahtuma tapahtumalogissa, josta voit tarkistaa kuka muutoksen teki ja milloin?
Mitä pidemmälle tapahtuma on edennyt, sitä varovaisemmin sitä kannattaa korjata.
Toimituksen virheet
Jos toimitus on vielä keskeneräinen, korjaa tuotteet, määrät ja hinnat suoraan toimitukselta.
Jos toimitus on lukittu mutta sitä ei ole vielä toimitettu, voit yleensä palata taaksepäin poistamalla virheellisiä rivejä tai perumalla poiminnan, jos poiminta on jo tehty.
Jos toimitus on jo merkitty toimitetuksi, tarkista aina vaikutukset:
- Varastosaldo on muuttunut.
- Verotilille on syntynyt tapahtumia.
- Toimitus voi olla jo laskutettu tai siirretty laskutusjärjestelmään.
Tällöin selkein tapa on usein tehdä korjaava tapahtuma, esimerkiksi asiakaspalautus, hyvitys laskutusjärjestelmässä tai erillinen varastokorjaus. Näin alkuperäinen tapahtuma ja korjaus jäävät molemmat näkyviin.
Varastosaldon virheet
Jos fyysinen varasto ja BrewOS-saldo eivät täsmää, selvitä ensin syy:
- puuttuuko jokin toimitus tai astiointi?
- onko poiminta tehty väärästä varastosta tai väärästä erästä?
- onko tuotteita rikkoutunut, kadonnut, vanhentunut tai käytetty muuhun tarkoitukseen?
- onko alkuvarasto kirjattu liian suurena tai pienenä?
Kun syy on tiedossa, käytä ensisijaisesti tapahtumaa, joka kuvaa todellista tilannetta. Jos kyseessä on inventaarioero, tee inventaario tai varastokorjaus ja kirjoita selitteeseen, miksi korjaus tehdään.
Laskutuksen virheet
Jos laskua ei ole vielä lähetetty, korjaa toimitus tai lasku ennen lähetystä.
Jos lasku on jo lähetetty asiakkaalle tai siirretty ulkoiseen taloushallintoon, korjaustapa riippuu taloushallinnon käytännöistä. Usein oikea tapa on:
- tehdä hyvityslasku virheelliselle laskulle,
- luoda uusi korjattu lasku, tai
- kirjata erillinen suoritus tai hyvitys, jos kyse on maksusta.
BrewOS ei voi aina muuttaa ulkoiseen järjestelmään jo siirtynyttä laskua. Tarkista siksi korjaus myös käyttämästäsi laskutusjärjestelmästä.
Asiakas- ja tuotetietojen virheet
Asiakas- ja tuotetietoja voi yleensä korjata suoraan niiden omilta sivuilta. Ole kuitenkin tarkkana, jos tieto on jo näkynyt asiakirjoilla tai raporteilla:
- Y-tunnus vaikuttaa asiakkuuden tunnistamiseen.
- Toimituspaikan tiedot näkyvät toimitusasiakirjoilla.
- Tuotteen EAN-koodi ja verotiedot voivat vaikuttaa raportointiin.
- Hinnat vaikuttavat uusiin toimituksiin, mutta eivät välttämättä vanhoihin jo lukittuihin toimituksiin.
Jos korjaus muuttaa menneisyyden tulkintaa, kirjoita tapahtumasta muistiinpano tai varmista, että muutos näkyy tapahtumalogissa.
Täsmäytyksen käytännöt
Hyvä täsmäytysrytmi vähentää virheitä:
- Täsmää valmistevarasto vähintään kuukauden vaihteessa.
- Tarkista, että toimitetut mutta laskuttamattomat toimitukset käsitellään säännöllisesti.
- Tarkista avoimet myyntisaatavat ja kirjaa suoritukset ajallaan.
- Käy viranomaisraportit läpi ennen niiden lähettämistä.
- Käytä selitteitä aina, kun teet poikkeuksellisen korjauksen.
Korjauksen tavoite ei ole vain saada luku oikein, vaan myös jättää ymmärrettävä jälki siitä, miksi luku muuttui.
Katso myös Inventaari, Toimitukset, Laskutus, Suoritukset ja Tapahtumalogi.